Llega la temporada y tienes que avisar a todos tus clientes de golpe: la circular del curso, el catálogo nuevo, las fechas. Le das a enviar desde tu correo de siempre y media lista te rebota. Suele pasar el mismo mes de cada año, y casi nunca es que tu correo esté roto.
Qué pasa de verdad cuando le das a enviar
Mandas un solo mensaje con doscientas direcciones dentro. Para ti es un envío. Para el servidor son doscientas entregas, casi todas a los mismos sitios: Gmail, Hotmail, Outlook.
Esos destinos llevan la cuenta de cuánto correo sale de tu dominio en un rato. Si de pronto sale mucho más de lo normal, no lo rechazan: te contestan "ahora no, ve más despacio". Es una respuesta temporal, y tus correos se quedan esperando turno.
El problema es lo que viene después. Tu alojamiento cuenta esas esperas, y cuando se juntan unas cuantas en la misma hora corta el resto del envío y te devuelve el mensaje. Ahí es cuando aparecen los rebotes en tu bandeja.
- La circular llega a una parte de la lista, así que parece que el problema son "algunas direcciones". No lo es: la mayoría de las que rebotan existen y funcionan.
- Durante esa hora también dejan de salir tus correos normales, los de uno a uno. El freno es del dominio entero, no del envío grande.
- Al día siguiente vuelve a funcionar todo, no tocas nada, y el año que viene se repite igual.
El criterio que aplicamos
Ese tope no es una tarifa ni una forma de venderte nada. Es un fusible. Está para que, si alguien te roba la contraseña de un buzón, no pueda mandar cien mil correos basura en tu nombre y dejar tu dominio en las listas negras.
Y no lo subimos como solución, porque no cambia el resultado. Quien decide si acepta tu circular no somos nosotros: es el correo de destino. Subir el fusible solo cambia quién te devuelve el mensaje, no si llega.
Dicho corto: tu buzón es para tu correspondencia. Una circular a cientos de personas es otro oficio, y se hace con otra herramienta.
La solución: separa los dos correos
| Lo que mandas | Por dónde |
|---|---|
| Un correo a una persona, o una respuesta a un cliente | Tu buzón de siempre, sin límites que te afecten |
| El mismo mensaje a decenas o cientos de direcciones | Una plataforma de envíos |
Una plataforma de envíos no es un lujo de empresa grande. Las hay con plan gratuito para volúmenes pequeños (suelen rondar los trescientos correos al día, aunque conviene que lo mires porque lo van cambiando). Y te da algo que tu buzón no te puede dar: saber quién ha abierto la circular, quién ha pinchado y qué direcciones ya no existen.
Cómo montarlo, paso a paso
- Abre la cuenta con tu dirección de siempre.
- Sube tu lista. Admiten un archivo de Excel, así que vale el que ya tienes.
- Autoriza a la plataforma a enviar en nombre de tu dominio. Es el paso que casi todo el mundo se salta y el que decide si la circular acaba en la bandeja de entrada o en la de spam. Consiste en añadir unos registros en el sistema de nombres de tu dominio (el DNS), que es la agenda que dice qué servidores pueden hablar por ti. La plataforma te da los registros ya escritos.
- El folleto, en enlace. Súbelo a tu web y pon el enlace en la circular. Un archivo adjunto de un par de megas multiplicado por cientos de destinatarios es una de las señales que más rápido te marcan como envío masivo.
- Mándatela a ti primero. Ábrela en el móvil y en el ordenador antes de lanzar la buena.
- Limpia después. Al terminar tendrás la lista de direcciones que ya no existen. Bórralas. Cada una te resta puntos para la próxima vez.
Qué hacer según tu caso
Si tienes hosting compartido
- Sigue los seis pasos de arriba. Tu buzón se queda para el día a día.
- Si en algún momento tienes que mandar algo grande desde el buzón, hazlo en tandas pequeñas y espaciadas, nunca todo del tirón.
Si tienes un VPS o servidor propio
- Quitar el tope de envío del servidor para que "quepa" la circular.
- Pedir una dirección de salida exclusiva pensando que así llegará todo. Si esa dirección no tiene historial de envíos, hay filtros que desconfían de ella todavía más.
- Sacar los envíos masivos fuera, igual que en el compartido.
- Dejar el servidor para tu correo de trabajo y para los avisos de tu web.
Si tu correo lo llevamos nosotros
El paso 3 te lo hacemos nosotros. Abres tu cuenta en la plataforma, nos pasas los registros que te dé y te dejamos el dominio autorizado, normalmente el mismo día. Tú no tocas nada técnico. Y si quieres, también te preparamos y te lanzamos la campaña.
Autorizar el dominio en la plataforma. Sin ese paso, mandar la circular desde una plataforma es peor que mandarla desde tu buzón: los destinos ven un remitente que dice ser tú sin permiso para serlo, y va casi todo a spam.
Checklist rápido
- ¿Tu envío tiene más de veinte o treinta direcciones? Entonces no es correo, es una circular.
- ¿Llevas el folleto adjunto, o va en un enlace?
- ¿Has autorizado tu dominio en la plataforma?
- ¿Has borrado de la lista las direcciones que rebotaron el año pasado?
- ¿Te la has mandado a ti mismo antes de lanzarla?
Preguntas frecuentes
¿Cuántos correos puedo enviar desde mi buzón sin que se bloquee?
Tu plan tiene un tope por hora, y el propio aviso que te llega te dice cuál es. Pero el número no es lo importante: puedes quedarte muy por debajo del tope y que te corte igual, porque lo que cuenta también son las esperas que te devuelven los destinos. Como referencia práctica, si juntas más de veinte o treinta direcciones de Gmail o de Hotmail en un mismo envío, tienes muchas papeletas.
¿Por qué me rebotan correos de direcciones que sí existen?
Porque el rebote no siempre significa "esta dirección no existe". Cuando el destino pide ir más despacio y tu alojamiento corta el envío, el aviso de error que recibes es el mismo de siempre, y no distingue entre una cosa y otra. Por eso conviene mirar qué dice el rebote por dentro antes de dar una dirección por mala.
¿No podéis subirme el límite y ya está?
Podemos, pero no te va a arreglar el problema y te deja sin protección el resto del año. El tope de tu alojamiento no obliga a nadie a aceptar tu circular: el que decide es el correo de destino. Si el envío no le gusta, con el tope subido llegará igual de mal, solo que más tarde.
¿Puedo mandarla con copia oculta a doscientas direcciones?
Puedes, y es justo lo que dispara el problema. Con copia oculta el mensaje sigue siendo doscientas entregas simultáneas desde tu dominio. Además nadie puede darse de baja y no te enteras de quién la ha leído.
¿Me sirve el plugin de boletines de mi web?
Solo si está configurado para entregar a través de una plataforma de envíos. Si manda directamente desde el alojamiento, es exactamente el mismo envío masivo con otra pantalla delante, y choca con lo mismo.
¿Te echamos una mano con la campaña?
Si tienes que sacar una circular esta semana y no quieres pelearte con esto, dínoslo. Te dejamos el dominio autorizado y, si prefieres, te la preparamos y te la enviamos.
Cuéntanoslo