Te llega un correo con el asunto "Nueva factura proforma" o "Factura proforma vencida" y te quedas con dos dudas: si es una factura de verdad y si te la puedes meter en la contabilidad. Las dos respuestas están aquí, y la segunda es la que más gente se equivoca.
Qué es una proforma
Una proforma no es una factura. Es un documento previo que te dice exactamente lo que se te va a cobrar, por qué concepto y cuándo. Sirve para que lo revises y lo apruebes antes de que el dinero se mueva.
La proforma se convierte en factura cuando la pagas. No antes. En ese momento se le asigna su número de factura y ya es un documento válido para tu contabilidad. Mientras está pendiente, no tiene número de factura: solo una referencia.
Por eso, si abres una proforma pendiente y buscas el número de factura, no lo vas a encontrar. No es un error ni un despiste nuestro: es que todavía no existe.
Cómo distinguir una de otra
| Proforma (pendiente) | Factura (pagada) | |
|---|---|---|
| Número de factura | No tiene | Sí, del tipo ES07-AV… |
| ¿Vale para la contabilidad? | No | Sí |
| ¿Puedo deducir el IVA? | No | Sí |
| ¿Se puede anular? | Sí, sin más | Requiere abono |
| Para qué sirve | Revisar y aprobar el gasto | Justificar el gasto ya hecho |
Mandar la proforma a tu gestor o asesor pensando que es la factura. No la va a poder contabilizar, porque no tiene número ni validez fiscal. La que necesita es la que se genera después de pagar, y esa la descargas del área de cliente cuando quieras.
Por qué te llega tan pronto
La proforma se emite unos 45 días antes de la fecha de vencimiento. Al principio choca, porque parece que te están pidiendo dinero con mes y medio de antelación. No es eso. Ese margen está para que te dé tiempo a:
- Revisar que el importe y los conceptos son los que esperabas.
- Cancelar el servicio si ya no lo quieres, sin que llegue a cobrarse.
- Pasarlo por tu proceso interno, si tienes que pedir aprobación a alguien.
- Cuadrarlo con tu tesorería.
Si tienes pago automático con tarjeta, el cobro no se hace al recibir la proforma: se hace cinco días antes del vencimiento. O sea que desde que te llega hasta que se cobra pasan unas seis semanas.
Qué significa "factura proforma vencida"
Que ha pasado la fecha de vencimiento y sigue sin constar el pago. Es un recordatorio automático, no una penalización ni un aviso legal. No lleva recargo.
Lo que sí conviene saber es qué pasa si se queda ahí:
- Se envían un par de recordatorios.
- Si sigue sin pagarse, el servicio puede suspenderse.
- En el caso de un dominio, esto es más serio: un dominio caducado deja fuera la web y todo el correo, y recuperarlo pasado el plazo cuesta bastante más que renovarlo.
Si te ha llegado ese aviso y no sabes por qué, escríbenos antes de que llegue a eso. En la mayoría de los casos es un pago que no se ha casado, y se arregla en un momento.
Casos concretos
"Ya la pagué y me sigue llegando el aviso"
Pasa sobre todo con transferencias: tardan uno o dos días hábiles en confirmarse, y mientras tanto los recordatorios siguen su curso automático. Si han pasado más días, mándanos el justificante y lo casamos a mano. A veces es simplemente que en el concepto no iba la referencia y no se ha podido identificar.
"No quiero renovar este servicio"
Pide la cancelación antes de la fecha de vencimiento y la proforma se anula sin más. Ojo con el margen si tienes tarjeta guardada: el cobro se lanza cinco días antes de esa fecha, así que no lo dejes para el último día. Si ya se te ha cobrado, dínoslo y lo resolvemos.
"El importe no es el que esperaba"
Para eso está el margen de antelación. Escríbenos y lo revisamos contigo antes de que se cobre nada. Si hay un error, se corrige la proforma; si el importe es correcto, te explicamos de dónde sale cada línea.
"Necesito la factura para presentar el IVA"
Entra en el área de cliente, apartado de facturas, y descarga en PDF la que ya está pagada. Ahí tienes tu número de factura y todos los datos fiscales. Están todas disponibles, también las de años anteriores.
"Recibo muchas proformas sueltas a lo largo del año"
Es lo normal cuando tienes varios servicios que renuevan en fechas distintas. Se puede ordenar: dínoslo y miramos cómo alinear las renovaciones para que te llegue menos papeleo y más agrupado.
Preguntas frecuentes
¿La proforma me obliga a algo?
No. Es una propuesta de cobro. Si no quieres el servicio, cancelas y no se emite ninguna factura.
¿Por qué no me mandáis directamente la factura?
Porque una factura emitida es un documento fiscal con consecuencias para los dos. Si luego no quieres el servicio, habría que anularla con un abono, y eso ensucia tu contabilidad y la nuestra. Con la proforma, si cambias de idea, simplemente no llega a existir.
¿Puedo pedir que me la manden a otra dirección de correo?
Sí. Se puede añadir un contacto de facturación aparte, para que las proformas y las facturas le lleguen directamente a tu gestoría o a tu departamento de administración. Dínoslo y lo configuramos.
¿Y si pago solo una parte?
La proforma no se convierte en factura hasta que esté pagada del todo. Si tienes un problema puntual con un importe, háblalo con nosotros antes de hacer un pago parcial.
¿Cuánto tiempo guardáis mis facturas?
Están todas en tu área de cliente y puedes descargarlas cuando quieras. Aun así, lo prudente es que tu gestoría guarde su copia, como con cualquier proveedor.
- Pago automático de renovaciones a través de Stripe, si quieres olvidarte de los vencimientos.
- Qué entra en administración y qué en soporte, para entender los conceptos de tus facturas.
- No me llegan los avisos de caducidad de mis dominios.
¿Hay algo en tu factura que no cuadra?
Escríbenos y lo revisamos contigo línea por línea, antes de que se cobre nada. Si una factura no se entiende, el fallo es nuestro, no tuyo. Hablas con una persona.
Cuéntanoslo